Crescere un business è qualcosa di entusiasmante. Ci sono spesso idee interessanti, nuove opportunità da sbloccare e una grande potenzialità da esplorare. Nella maggior parte dei casi, le idee non mancano mai. Il punto è che, molto spesso, non è l’idea il problema. È tutto quello che succede dopo.
Se lavori in un’azienda o stai costruendo qualcosa di tuo, probabilmente ti sarà già successo: si parte con entusiasmo, si inizia a lavorare… e dopo un po’ tutto diventa confuso. Ti capita che il team non sappia più quali siano le priorità, a volte manca allineamento tra le persone e quindi le decisioni vengono prese strada facendo. Quello che doveva essere un’iniziativa chiara diventa qualcosa di poco definito.
Ma, di nuovo, non perché l’idea fosse sbagliata o le persone non siano competenti, ma perché non si è iniziato con un’iniziativa strutturata. E attenzione: non parlo di project charter, project management plan e tutti questi documenti che la teoria ci dice di avere per iniziare un progetto. Non sto dicendo che ogni idea di business o iniziativa di crescita debba iniziare come un vero e proprio progetto, almeno non come la teoria ci dice.
Qui parlo di una struttura semplice, di un mindset di progetto che, se chiaro fin dall’inizio, ci permette di partire nel modo giusto ed evitare il tipico “partiamo e poi vediamo”, che ho visto spesso nel mio lavoro con team e aziende. E anche se può funzionare nel breve periodo, difficilmente porta a risultati solidi nel tempo.
Quindi cosa intendo per avere un “Project Mindset”
Quando parlo di project mindset, non parlo di metodologie complesse o di aggiungere burocrazia, so che siamo tutti un po’ stanchi di quello. Sto parlando di un modo di pensare, di un modo di impostare il lavoro, indipendentemente da cosa si stia facendo.
È un approccio che ti porta a fermarti un attimo prima di iniziare e chiederti: cosa vogliamo ottenere davvero? (obiettivi) Qual è il perimetro di questa iniziativa? (scope) Chi è coinvolto e come lavoriamo insieme? (stakeholder e comunicazione)
Se ci pensi, quello che sto facendo è semplicemente prendere concetti tipici del project management e portarli nell’iniziative aziendale. Niente di complesso, ma molto potente.
Questo passaggio, per quanto semplice, cambia completamente il modo in cui un’idea prende forma. Non rende l’iniziativa perfetta, ma la rende chiara. E la chiarezza è il primo passo verso una buona esecuzione.
Questo è un concetto che affronto anche nel mio nuovo libro Starting Right with Project Management. All’interno esploro come elementi tipici del project management possano essere utilizzati in modo semplice e veloce anche in iniziative di crescita aziendale, nella costruzione di un business o in progetti personali.
Dopo 10 anni dedicati alla gestione di progetti, mi sono resa conto, e so che molti professionisti del settore lo riconoscono, che questa disciplina non è limitata ai progetti operativi o alla consegna di un prodotto al cliente. Il project management copre un ambito molto più ampio.
È per questo che lo considero così importante nel mondo del business.
Da tempo lavoro su quello che chiamo il “project strategy”, ovvero, applicare i principi della gestione progetti anche a obiettivi che normalmente non vengono visti come progetti, ma come strategia aziendale.
Nel mio lavoro cerco di combinare strumenti e logiche di project management per intervenire sulla strategia di un’azienda, darle una direzione più strutturata e, di conseguenza, migliorare risultati concreti come la redditività, l’acquisizione di clienti o l’efficienza operativa.
Sono aspetti che spesso non vengono trattati come “progetti”, ma come qualcosa da migliorare in modo più informale: si fanno delle idee, si testano, si vede cosa succede. Lo so, perché l’ho visto in diverse aziende, anche internazionali.
E ho visto anche come, introducendo una logica più progettuale, questo project mindset, le cose iniziano a fluire meglio. Si riduce il “trial and error” e si arriva più velocemente a risultati concreti.
Per me, e per molti dei miei clienti, ha fatto una differenza enorme.
E non è solo una mia visione: anche il PMI sta spingendo sempre di più in questa direzione. Il concetto di business acumen, ad esempio, invita i project manager a comprendere come la disciplina possa contribuire alla strategia aziendale.
Non si tratta solo di consegnare un progetto, ma di contribuire a iniziative più ampie: crescita delle vendite, miglioramento delle performance, iniziative HR… in altre parole, strategia aziendale.
Il cambio di prospettiva
Quindi, adottare un project mindset non significa complicare le cose, ma semplificarle nel modo giusto.
Ovviamente c’è anche un lavoro di allineamento con il management: all’inizio può sembrare che si stia “rallentando”, ma nel tempo i risultati parlano da soli.
Quando inizi a strutturare meglio il lavoro, le decisioni diventano più semplici, le priorità più chiare e le persone più allineate. Soprattutto, smetti di disperdere energia.
Da dove iniziare
Non serve introdurre subito strumenti complessi o cambiare completamente il modo di lavorare.
Quando un cliente mi dice che vuole migliorare, ad esempio, la redditività perché sta perdendo soldi, spesso parto da alcune domande fondamentali e da un’analisi approfondita delle aree impattate. Parlo con le persone, cerco di capire come si lavora oggi, osservo.
Da lì si arriva a una prima analisi, sia quantitativa (KPI) che qualitativa, che permette di capire con più chiarezza dove si trova il vero problema.
A quel punto si possono analizzare le possibili soluzioni, pianificarle e dividerle tra quick wins (piccoli cambiamenti che fanno subito la differenza) e interventi più strutturati nel medio-lungo periodo.
Si crea un piano di implementazione e si passa all’esecuzione.
Se ci pensi, questo è project management. Ma ampliato e adattato a problemi e iniziative strategiche.
Nel mio libro Starting Right with Project Management approfondisco questi concetti in modo semplice, conversazionale e pratico, proprio per permettere a chi legge di iniziare ad applicarli subito.
L’obiettivo è rendere il project management più accessibile, pratico e vicino alla realtà di chi costruisce qualcosa ogni giorno, non solo a chi vuole diventare, o è già, un project manager.
