Il PMI sta investendo nell’area dell’uso dell’intelligenza artificiale, sia evolvendo le competenze del PM tramite specifici corsi on-line (presenti nel PMIxAI e-learning center), sia tramite un apposito canale di discussione sul sito web projectmanagemet.com, in cui è possibile consultare una serie di podcast a tema e con la messa a disposizione di uno strumento quale Infinity (basato su GPT4o – omni) che, sfruttando una base di conoscenze con 15.000 contenuti addestrato esclusivamente con i contenuti proprietari del PM e in continua crescita e controllati dalla comunità e da esperti del settore, può servire come copi lota nella gestione delle attività giornaliere di project management. Recentissima la notizia che PMI sta raccogliendo dalla comunità feedback relativi al nuovo standard in elaborazione AI per Program Porfolio e Project Management.
Abbiamo chiesto a Infinity di presentarsi in modo accattivante e ci ha risposto in questo modo: “Immaginate di avere un esperto personale di project management disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, che vi guidi verso il successo. Questo è PMI Infinity! Sfruttiamo la potenza dell’intelligenza artificiale generativa per trasformare i risultati dei vostri progetti, stimolare la vostra crescita professionale e migliorare l’efficienza della vostra organizzazione. Grazie al nostro vasto archivio di conoscenze del PMI sulla gestione dei progetti, vi forniamo approfondimenti affidabili e praticabili. PMI Infinity vi aiuta a prendere decisioni più intelligenti, a semplificare i flussi di lavoro e a raggiungere più rapidamente i vostri obiettivi”
Come Comitato Standard Interchapter ci siamo interessati ad esplorare cosa succede quando facciamo domande scomode a un sistema progettato per rispondere nel modo più sicuro possibile. E abbiamo provato a scoprirlo sfruttando il Talent Triangle, che è il modello che identifica le tre competenze fondamentali per il successo nella gestione dei progetti: Ways of Working, Power Skills e Business Acumen.
Il format utilizzato prevedeva di approfondire in modo specifico i tre lati del triangolo e poi di porre una questione generale che abbraccia la vista sistemica complessiva.
Use Case 1 – Develop a new Business (Business Acumen)
L’idea è stata quella di chiedere assistenza per introdurre una nuova idea di business, indagando sulle opportunità di mercato, la creazione del piano finanziario, l’analisi del rischio, la creazione di un piano di progetto, le principali competenze umane necessarie e le probabilità di finanziamento da parte di banche o investitori.
Qui di positivo è emersa la capacità di sintesi delle informazioni da raggiungere stressando con iterazioni successivi, ma si è dimostrato meno utile negli approfondimenti e nella originalità delle informazioni proposte.
Use Case 2 – Earned Value Management (Ways of Working)
Per questo use case abbiamo sfruttato un modello di conversazione più ‘aggressivo’, negando l’efficacia e mostrando scetticismo rispetto alle prime risposte per poi approfondire chiedendo esempi concreti di successo e fallimento e una valutazione per le attività necessarie per realizzare un pilota in un ambiente ostile in termini di KPI, strumenti, tempi, costi, responsabilità, rischi (non solo in un ambiente di progetto predittivo ma anche nei casi di applicazione di metodologia di progetto adattiva e lean dove sensato).
Il riscontro è stato positivo in quanto Infinity ha dato consigli utili per vendere l’EVM a dirigenti e PMI (piccole e medie imprese) e un ricco elenco di sinonimi di “Earned” come parola chiave dell’EVM, con esempi concreti e un programma di introduzione e errori comuni da evitare. Le risposte si sono rivelate meno utili sulla parte dell’uso della tecnica in un ambiente di progetto che utilizza una metodologia Agile.
Use Case 3 – Servant Leadership (Power Skills)
Seguendo il format EVM, è stato analizzato poi come l’AI Infinity affronti le Power Skills come comunicazione, empatia e mindset innovativo, competenze chiave per i Project Manager.
L’AI può supportare lo sviluppo di queste competenze, ad esempio fornendo feedback sul tono della comunicazione o suggerendo soluzioni a problemi complessi. In particolare, si è approfondito il tema della Servant Leadership, che pone il leader al servizio del team per favorirne la crescita.
Durante la conversazione, Infinity ha prodotto risposte interessanti, evidenziando come l’AI possa migliorare la leadership rendendo le interazioni più efficaci. Tuttavia, ha mostrato limiti nel fornire esempi concreti negativi e nel dettagliare aspetti come i costi di un progetto pilota.
Alcune risposte iniziali hanno riflettuto bias, correggendosi solo dopo sollecitazioni. Ad esempio, nell’analisi della comunicazione emotiva, l’AI ha proposto strumenti di monitoraggio che non consideravano le differenze culturali esistenti su un tema delicato quale la privacy.
Use Case 4 – Conflict Management (Talent Triangle as a whole)
Alla fine è stato chiesto ad Infinity di confrontarsi con un caso reale di gestione di conflitto dove è stata dettagliata una situazione concreta (persone coinvolte nel progetto, il loro ruolo, il ruolo del team, il ruolo del fornitore) al fine di capire il ruolo del project manager, quali suggerimenti sull’approccio in termini della conduzione dell’attività (comunicazione formale, facilitazione, identificazione della causa principale, incontro di mediazione di persona, sviluppo di un piano di risoluzione, monitoraggio, formazione sulla risoluzione dei conflitti per il team di progetto) e un approfondimento specifico sulla parte informale (telefonata informale, ascolto attivo, incontro informale in un luogo neutrale, chat di persona o caffè virtuale).
Soddisfacenti i suggerimenti su strumenti e tecniche, le fonti indicate come elenco per approfondire gli argomenti e le ulteriori domande suggerite per orientare la conversazione. Meno entusiasmante l’enfasi che lo strumento ha messo sulla risoluzione formale come preferita rispetto a quella informale, che nel caso reale si è dimostrata è la più adatta, e una lunga descrizione della gestione dei conflitti da una prospettiva teorica.
Conclusioni
Cosa ci piace sottolineare al termine di questo pressante tour su Infinity:
Ricontrollare (almeno), anche per le operazioni più semplici (ad esempio, il riepilogo finale). Non fermatevi alla prima risposta, cercate di sfidare l’Infinito per ottenere un risultato migliore.
Ottimo per uso accademico/didattico, ma un po’ meno per l’innovazione. Potete usarlo nel vostro processo di innovazione, ma la vostra mente è il vostro primo interlocutore.
È anche possibile interagire con Infinity utilizzando un file con la sequenza degli stessi prompt utilizzati per la conversazione, ma le risposte sono più stringate e le fonti ridotte: l’approccio discorsivo è migliore (Infinity è un’IA conversazionale!).
Nel confrontare approcci informali vs. formali, la risposta di Infinity è più orientata verso risposte formali.
Stressate Infinity con le figure del discorso e otterrete spunti per comprendere, comunicare e condividere meglio l’essenza dell’argomento che state affrontando.
Riferimenti
AI Essential fore Project Professiona: Una guida per incorporare l’IA nella gestione quotidiana dei progetti
Shaping the Future of project Management with AI: Questo rapporto copre: Strategie e raccomandazioni per iniziare ad adottare GenAI
Leading Ai-Driven Business Trsformation: Are you in: Questo rapporto offre spunti di riflessione e azioni che riguardano cosa, come e perché la vostra azienda può applicare l’IA in modo trasformativo e quale ruolo svolge il project management nel sostenere il successo delle iniziative.
First Mover Advantage 2024 Questo rapporto consente ai leader delle organizzazioni e ai professionisti dei progetti di riconoscere l’impatto trasformativo di GenAI sulle prestazioni individuali, nonché di identificare i fattori chiave che contribuiscono a una maggiore adozione.
Pushing the Limits 2024: Questo Rapporto spiega come i professionisti del progetto possono guidare la vera trasformazione e l’innovazione. Comprendendo a fondo la GenAI e applicandola strategicamente per creare nuovo valore
Talking to the Machine 2024: Questo rapporto approfondisce gli elementi essenziali dell’ingegneria tempestiva per i project manager, offrendo spunti su come sfruttare il GenAI per automatizzare, assistere e incrementare il lavoro di progetto.
Generative AI Overview for Project Managers: Acquisire una conoscenza di base dell’IA generativa (GenAI) nella gestione dei progetti. Esplorare diversi strumenti e le loro applicazioni per migliorare i risultati dei progetti
Data Landscape of GenAI for Project Managers: Esplorare le caratteristiche dei dati, la governance, le considerazioni etiche e i rischi di GenAI e come implementare GenAI all’interno della propria organizzazione.
Talking to AI: Prompt Engineering for Project Managers: Acquisire le conoscenze e le competenze per dialogare efficacemente con i Large Language Models – LLM – come ChatGPT. Generare le risposte più preziose, personalizzate e approfondite)
Practical Application of Generative AI for Project Managers: Combinare strategicamente gli strumenti di IA, comprendere le tecniche di prompting e implementare l’automazione nei flussi di lavoro per migliorare i risultati).
Autori
Laura Lazzerini, laureata in Ingegneria Elettronica vecchio ordinamento presso l’Università di Pisa (con specializzazione in Microelettronica), ha maturato dal 2005, in Italia e all’estero, esperienza come project manager, program manager e Head of Project & Program Management Department nei settori automotive, energia, yachting e telecomunicazioni. È stata premiata a Londra come “Migliore Tecnico dell’Anno” per la Regione 1 (regione estesa che comprende Europa, Medio Oriente, Russia, Africa, India e Pakistan). PMP®, PMO-CP®, AHPP®, OTO®, AgilePgM®, PAL I™, CPE University of Cambridge level C2 e Goethe Zertifikat C2, parla fluentemente quattro lingue (italiano, ceco, inglese, tedesco).
Felice Pescatore, si occupa di accompagnare le organizzazioni nello sviluppare il miglior equilibrio tra efficacia ed efficienza, supportando i leader nel guidare al meglio le proprie organizzazioni. Fonda la propria azione sulla convinzione che il mind set agile sia il volano per le organizzazioni che puntano alla leadership di mercato, grazie a modelli operativi adattivi e ad un profondo rispetto e valorizzazione delle Persone, la vera leva per l’innovazione. Ricopre oggi il ruolo di Head of Program & Change Management in Btinkeeng.
Tiziano Villa, Ingegnere elettronico. Esperienze di project manager in ambito ICT. Founder di “the Project Management Lab®”. Consulente e formatore di project management. PMP®, PMI-ACP®, PMI-DASSM®, SAFe® 6 Agilist, PMI-ATP® Instructor, PMI-DASM® Instructor, PMI-DASSM® Instructor. Past Director del PMI®-NIC (2003-2007). Revisore della traduzione italiana del PMBOK® 4th ed. e della PMI®- Agile Practice Guide, 2017. Professore a contratto a SAA – EMBA. Esperto di Project Knowledge Management. Appassionato di vetro di Murano del ‘900. Il mio prossimo cane lo chiamerò BOK.
Stefano Mario Zanantoni Laureato in Scienze della Informazione, diverse esperienze come project manager prevalentemente nelle fasi di startup in ambito Telco, attualmente Manager di Governance & Contract Management. Volontario dal 2013, PMP®, PMI-CP®, SAFe® Agilist. Revisore della traduzione italiana del PMBOK® 5th ed, Rappresentante del PMI-NIC verso l’ente di Normazione Nazionale (UNI/ISO) nell’area Project, programme and portfolio management (UNI CT 040/GL13)
