Introduzione
Il 14 giugno 2024, si è tenuto il 7° Forum Nazionale di Project Management a Roma che ha offerto un’importante piattaforma per discutere delle sfide e delle soluzioni nel campo del Project Management. Qui Italferr ha avuto l’opportunità di rispondere a domande cruciali relative alla gestione della complessità nei progetti infrastrutturali.
Durante l’evento, il Risk Officer di Italferr ha partecipato alla tavola rotonda intitolata “Navigare la complessità nei progetti infrastrutturali” insieme ad altri illustri ospiti, tra cui il Chief Infrastructure Officer di Aeroporti di Roma e il CEO e Managing Director di Amplia Infrastructures, ed ha risposto alla domanda “A valle dello studio che avete portato a termine in Italferr sulla previsione del rischio basata sull’analisi del presente, quali strumenti di controllo avete identificato?”.
1. Risk Based Thinking
Superamento del termine di completamento dei Progetti “Aperto”
Negli ultimi anni, Italferr ha confermato l’inadeguatezza dell’approccio tradizionale secondo il quale il rispetto delle date di consegna e dei costi previsti erano subordinate al miglioramento qualitativo dell’opera.
Se, da una parte, la concezione di “miglior servizio possibile”, rendeva tollerabile il rilassamento dei vincoli di tempi e costi, con l’obiettivo di realizzare opere di qualità, performanti e durature, l’evoluzione del mercato e l’incremento di importanza della crescita delle infrastrutture nazionali in un panorama europeo ha reso necessaria una maggiore resilienza nei confronti di questi vincoli. Questa evoluzione ha quindi inevitabilmente amplificato l’importanza dell’adozione del Risk Based Thinking. Questo approccio, integrato nei processi di project management, ha permesso di anticipare e gestire i rischi, garantendo una maggiore prevedibilità e controllo sui progetti.
Dal 2018, Italferr ha intrapreso un significativo percorso per aumentare la consapevolezza del Top Management sia riguardo la richiesta proveniente dal mercato globale dei progetti (che richiedeva una maggiore affidabilità delle previsioni) che riguardo la centralità del Risk Based Thinking che era visto come una precondizione al raggiungimento di questo requisito.
L’impegno di Italferr ha incluso la promozione di una cultura aziendale che riconosce la necessità di adottare strumenti nuovi e più potenti per la gestione dei rischi. Attraverso workshop, formazione continua e comunicazione strategica, il management ha incoraggiato i team di commessa a integrare questi strumenti nei loro processi quotidiani. Questo sforzo ha portato a un maggiore allineamento tra gli obiettivi aziendali e le pratiche di gestione del rischio, facilitando un ambiente dove l’innovazione e l’efficienza operativa possono prosperare.
2. Team di Risk Analyst e Esperti di Risk Management
Integrazione del Team di Risk Management con il Team di Commessa
Il team di risk management ha un ruolo cruciale nella pianificazione strategica e nella gestione quotidiana dei progetti. Attraverso analisi dettagliate e interventi mirati, contribuiscono a minimizzare i rischi e a sfruttare le opportunità, migliorando la performance complessiva dei progetti. Il Risk Manager della commessa è il Project Manager (PM), che è responsabile del raggiungimento degli obiettivi e della gestione del rischio. Il PM fornisce tutti i dati di contesto, stima le criticità e la probabilità di tutti gli scenari potenzialmente rischiosi, e prende decisioni basate sui risultati dell’analisi del rischio.
Tuttavia, spesso il PM non ha le competenze necessarie per effettuare le analisi del rischio e non dispone mai del tempo necessario per dedicarsi a tale attività. Per questo motivo, l’analisi deve essere effettuata da un analista esperto, che possa lavorare su diversi progetti e generare valore per l’intera azienda.
Risk Analyst
Italferr ha formato un team di analisti del rischio e veri esperti di risk management. Questi professionisti, con competenze e background diversificati, collaborano strettamente con i Project Manager e gli stakeholder per identificare, valutare e mitigare i rischi.
Gli analisti non sono stati integrati nei team di commessa ed, al contrario, intervengono a chiamata nei singoli progetti dove effettuano il loro intervento per poi condividere con i colleghi analisti le esperienze fatte ed accrescere la competenza generale.
Questa decisione è stata presa in quanto l’analisi del rischio non deve essere effettuata da una risorsa non specializzata, in quanto richiede una conoscenza specialistica delle teorie del rischio e delle tecniche raffinate. Gli analisti devono avere esperienza con un ampio portafoglio di progetti e possedere l’autonomia necessaria per dire no al Project Manager quando necessario. Inoltre, data la scarsità di analisti qualificati, è fondamentale che questi professionisti siano distribuiti su più progetti per massimizzare il loro impatto. In generale, è meglio non fare Risk Management piuttosto che basarlo su analisi inaffidabili.
3. Metodo di Analisi Speditiva per la Selezione dei Progetti
Necessità di Selezione
Con numerosi progetti in corso, è fondamentale selezionare attentamente quelli su cui effettuare un’analisi del rischio approfondita. Per questo, Italferr ha sviluppato un metodo di analisi speditiva che consente di identificare rapidamente i progetti più critici.
Descrizione del Metodo
Questo metodo utilizza criteri specifici per valutare la complessità e il rischio potenziale dei progetti. Attraverso una serie di passaggi chiave, è possibile determinare in breve tempo quali progetti richiedono un’analisi più dettagliata, ottimizzando così l’allocazione delle risorse.
4. Metodi di Analisi Quantitativa del Rischio Globale
Approccio Globale
L’analisi quantitativa del rischio globale offre una visione olistica dei rischi associati a un progetto. A differenza delle analisi tradizionali, questo approccio valuta l’impatto complessivo di tutti i rischi, fornendo un quadro più accurato e affidabile.
Implementazione
Italferr utilizza strumenti avanzati per eseguire analisi quantitative del rischio globale. Questi strumenti consentono di modellare diversi scenari e di calcolare le probabilità di successo o fallimento del progetto, supportando decisioni più informate e strategiche.
5. Scomposizione ed Analisi dei Singoli Rischi
Metodologia di Scomposizione
La gestione del rischio richiede un’analisi dettagliata di ogni singolo rischio. Italferr ha implementato una metodologia di scomposizione che permette di identificare e analizzare ogni rischio in modo sistematico.
Valutazione delle Azioni Mitiganti e dei Contingency e Fallback Plan
Per ogni rischio identificato, possono così essere sviluppate azioni mitiganti e contingency e fallback plan. Questi piani vengono valutati in base alla loro efficacia e fattibilità, assicurando che ogni rischio sia gestito in modo appropriato e che vi siano soluzioni pronte per eventuali imprevisti.
6. Introduzione dell’Intelligenza Artificiale nella Identificazione e Monitoraggio dei Rischi
Ruolo dell’IA
L’intelligenza artificiale rappresenta una rivoluzione nel campo del risk management. Italferr ha iniziato a utilizzare strumenti di IA per migliorare l’identificazione e il monitoraggio dei rischi, sfruttando le capacità predittive e analitiche di queste tecnologie.
Implementazione Tecnologica
Per quanto riguarda l’identificazione, Italferr ha già messo a punto e sperimentato una tecnica di utilizzo dei Large Language Model per rendere più completa l’identificazione che integra (ma non può assolutamente sostituire) i metodi preesistenti basate su sistemi esperti, su checklist e su interviste mirate.
Inoltre, sta venendo sperimentato l’utilizzo della IA per analizzare grandi quantità di dati ora disponibili in tempo reale grazie ai sistemi BIM e identificare pattern di rischio che potrebbero sfuggire all’analisi umana. Questo approccio consentirà di monitorare continuamente i progetti utilizzando indici di rischio più complessi di singoli eventi trigger e di intervenire tempestivamente in caso di deviazioni dai piani previsti.
7. Metodo di Analisi Quantitativa dei Rischi dei Programmi e dei Portafogli
Focalizzazione sulla Fatturazione
La gestione dei rischi può essere limitata ai singoli progetti, ma deve essere estesa anche ai programmi e ai portafogli di progetti. Italferr ha sviluppato un metodo di analisi quantitativa dei rischi focalizzato sulla fatturazione, che consente di valutare l’impatto finanziario dei rischi a livello di portafoglio.
Integrazione con Analisi dei Singoli Progetti
Questo metodo si integra con le analisi dei singoli progetti, offrendo una visione completa e coerente dei rischi. Strumenti avanzati permettono di combinare i dati delle analisi individuali per ottenere una panoramica complessiva del rischio a livello di programma e portafoglio, supportando una gestione più efficace e coordinata.
Conclusione
Gli strumenti e le metodologie descritte in questo articolo rappresentano un significativo avanzamento nel campo del risk management. Attraverso l’adozione di questi approcci innovativi, è possibile gestire i propri progetti in modo più efficiente e predittivo, garantendo il rispetto dei tempi, dei costi e degli obiettivi qualitativi. Questi miglioramenti non solo aumentano la probabilità di successo dei singoli progetti, ma contribuiscono anche alla resilienza e alla competitività dell’intera organizzazione.
