Intervista a Paolo Santoni, Responsabile del Branch Toscana
Il PMI CIC è una comunità di professionisti la cui vitalità dipende, in gran parte, dal lavoro che svolgono Comitati e Branch. Questi ultimi sono fortemente radicati sui territori dove offrono sostegno allo sviluppo professionale delle persone, attraverso la diffusione delle pratiche di Project Management. Ma il valore dei Branch è soprattutto immateriale, si ritrova nelle relazioni che costruiscono tra le persone, il senso di appartenenza che creano e l’identità professionale che garantiscono a ogni membro. Abbiamo chiesto a Paolo Santoni, Responsabile del Branch Toscana, di raccontarci cosa significa essere volontari alla guida di un Branch.
1) Paolo Santoni, quanti volontari siete nel Branch Toscana e da quali settori arrivano?
Se contiamo i Volontari di lungo corso, quelli che si sono recentemente uniti alla nostra comunità di Volontari della Toscana ed alcuni prospect che speriamo si attiveranno a breve siamo circa 30 Volontari.
I Settori sono abbastanza eterogenei (Industria meccanica, Farmaceutico, Bancario, Grandi infrastrutture, GDO, etc) ma siamo presenti nelle grandi aziende e molto poco nelle piccole/medie imprese.
2) Quali sono le sfide principali che il vostro Branch affronta?
Una delle sfide, molto pratica ma determinante, per poter organizzare eventi è quella di avere una sede fisica facilmente prenotabile, possibilmente gratuita o a costo molto ridotto, per poter svolgere eventi in presenza. Sono infatti questi eventi a facilitare e sviluppare il senso di comunità, rinforzare il senso di appartenenza soprattutto fra i Volontari attivi e permettere quei momenti di networking tanto graditi e ricercati dai nostri PM ma che difficilmente possono far parte di un Webinar.
L’altra sfida è quella dei contatti ed il rapporto con la Pubblica Amministrazione e gli Enti Pubblici, sempre piuttosto complicata. Sfidanti anche i rapporti con gli Ordini anche se esistono alcune isole felici.
L’ultima sfida, per alcuni aspetti forse la più ardua, è riuscire a tenere ingaggiati nelle attività il maggior numero di Volontari / Soci attivi possibile, questo vuol dire riuscire a trovare dei temi e delle formule di evento che siano attrattivi per gran parte dei membri della nostra comunità.
3) Con quale orizzonte temporale pianificate le attività?
La maggior parte delle attività vengono pianificate con 4-6 mesi di anticipo, tuttavia alcune hanno una gestazione molto più ridotta dovuta a fattori di contingenza e vengono pianificate con 1-2 mesi di anticipo.
4) Per tua esperienza, quali sono le iniziative o gli eventi che rafforzano il senso di comunità, cosa mantiene alto l’engagement del team di volontari?
Questa è veramente la domanda da un milione di dollari a cui sicuramente non esiste una sola risposta, ogni coordinatore di Branch probabilmente ha le sue modalità. Per quello che mi riguarda, ad ognuno di loro cerco di proporre un ruolo o una attività da fare che non sia molto gravosa, che rispetti i tempi attuativi che considerino gli impegni di lavoro e di famiglia al primo posto, ma soprattutto qualche attività che sia affine alle caratteristiche di ogni singolo e che possa far percepire ai Volontari questo impegno come uno sviluppo personale/professionale o come un rewarding.
5) Come definiresti la tua leadership?
La definirei empatica ed inclusiva, ho tentato fino dal primo momento di coinvolgere più Volontari e Soci possibile e faccio ogni tentativo per gestire questo gruppo come un gruppo di amici…nel contesto di Volontariato non ti puoi porre e proporre come sul luogo di lavoro e con i colleghi.
6) Quali sono gli ambiti sui quali siete impegnati?
Gli ambiti che ci hanno visto recentemente maggiormente impegnati sono due:
- QUO VADIS…PM ? Si tratta di una serie di eventi in presenza inerenti sviluppi e futuro della Professione di PM verso altri ruoli o funzioni aziendali.
- Collaborazione con Ordine degli Ingegneri della Provincia di Livorno. Si tratta del recupero di una collaborazione che aveva avuto alcuni sviluppi 10 anni fa. Abbiamo iniziato un nuovo programma di collaborazione per effettuare eventi divulgativi in collaborazione.
7) Come viene gestita la comunicazione e la collaborazione tra i volontari all’interno del branch, quali sono i principali canali utilizzati?
Utilizziamo le mails, soprattutto se dobbiamo scambiarci files, e Whatsapp molto veloce e dinamico, è molto utile per arrivare a tutto il nostro gruppo con comunicazioni immediate.
Da due anni circa abbiamo iniziato e stabilizzato anche due ulteriori forme comunicative:
- Branch Toscana NEWS : è una newsletter trimestrale per tenere informati i Volontari sulle novità ed iniziative in corso, molto utile per avere in un solo strumento un riepilogo su ciò che accade nel Branch, nel Chapter ed alcune iniziative del PMI a livello internazionale.
- Call Flash dei Volontari : è una Web-Call mensile che facciamo un giorno ad inizio mese durante pausa pranzo, più veloce per un rapido allineamento e prolungabile per fare dei focus su attività specifiche.
8) Quali strategie vengono usate per garantire continuità e stabilità alle attività del Branch, specialmente quando ci sono cambiamenti tra i volontari o i referenti?
Si cerca di individuare tra i Volontari più attivi qualcuno interessato/disposto a subentrare. Prima lo si riesce a fare e più efficace sarà il passaggio di consegne, documentazione e contatti.
9) Parliamo del territorio e dell’importanza del lavoro che il Branch svolge al suo interno.
Per molti dei Volontari il Branch è il punto di primo approdo nel PMI perché è il punto di contatto di maggior prossimità.
Il lavoro svolto dai Branch è fondamentale per declinare le tipiche attività svolte da un Chapter di PMI sugli Stakeholder locali del territorio di riferimento: le aziende private, Enti, Associazioni, Enti accademici, Scuole.
10) Quale è stato il risultato più soddisfacente ottenuto con il Branch? (Un evento, una collaborazione, un incontro, …)
Ne citerei almeno 3:
- Il quindicennale di PMI in Toscana, evento in presenza tenuto a Firenze nella sala teatro di S. Donato in Polverosa ha avuto una notevole partecipazione, ha unito temi didattici a momenti di ricordo di eventi passati, ha fatto partecipare anche come speaker tanti Volontari ed ha messo insieme Soci di PMI di lungo corso con tanti giovani PM, è stato un bel momento di ritrovo di tanti PM della Toscana;
- Aver stimolato la presenza dei nostri Volontari/Soci ad eventi di grande richiamo, infatti la presenza di Volontari/Soci del Branch Toscana agli ultimi due Forum Nazionali di PMI è stata veramente numerosa ed attiva laddove possibile.
- Il riavvio della collaborazione con l’Ordine degli Ingegneri della Provincia di Livorno.
11) Dopo 2 anni che ricopri il ruolo di Coordinatore del Branch Toscana, tornando indietro cosa faresti di diverso? O faresti prima?
Cercherei di approfondire e cercare con più convinzione di sviluppare attività con Enti Pubblici ed anche con le PMI (Piccole e Medie Imprese).
12) Come speri che sia il Branch tra 5 anni?
La mia speranza è che possa essere Alive & Kicking esattamente come adesso e se possibile anche di più.
13) Paolo Santoni, che significa essere volontari? Cosa consiglieresti a chi è indeciso nel diventare volontario?
Significa essere persone generose, svolgere delle attività senza nessun ritorno pratico, significa anche dare importanza al ciclo generazionale e sentire il richiamo per il giving-back, soprattutto verso le nuove generazioni di PM.
A chi è indeciso direi di “buttarsi”, provare, sperimentare…non hanno niente da perdere, e nella peggior ipotesi è sempre possibile ritirarsi.
