Per i project manager è di fondamentale importanza verificare costantemente se il progetto sta proseguendo in linea con le previsioni attese e rilevare tempestivamente eventuali scostamenti affinchè possano essere prontamente gestiti.
Earned Value Management (EVM) è una tecnica che, combinando opportunamente la gestione di ambito, tempi e costi, consente di misurare le performance di progetto e di formulare previsioni per le performance future.
Già da tempo inserito come argomento all’interno delle varie edizioni di PMBOK, EVM è stato oggetto di pubblicazioni dedicate da parte del PMI, l’ultima della quale, intitolata “The Standard for Earned Value Management” ed emessa nel 2019, costituisce uno dei Foundational Standard di riferimento di PMI per la disciplina del project management.
Dopo un capitolo iniziale che illustra definizioni, concetti fondamentali, benefici, fattori critici di successo, la struttura del documento si articola per Process Group, mostrando come la tecnica dell’EVM viene definita ed implementata nel corso di un progetto e quali sono i principali processi di project management rilevanti in ambito EVM.
Completa il documento una serie di appendici all’interno delle quali è riportato anche un caso di applicazione ad un progetto ibrido.
La pubblicazione riprende ed illustra le grandezze fondamentali che stanno alla base della tecnica (EV, PV, AC) e i principali indicatori da esse derivabili:
- – scostamento (tempi e costi): CV, SV
- – indici di performance (tempi e costi): SPI, CPI, TCPI
- – indicatori previsionali di costo: ETC, EAC, VAC
Riconosciuta la fondamentale importanza legata al corretto calcolo dell’Earned Value, lo standard riconosce tre categorie di attività (type of work):
- – Discrete effort: sono attività il cui avanzamento è misurabile; generalmente in un progetto la maggior parte delle attività è riconducibile a questa categoria;
- – Apportioned effort: sono attività il cui avanzamento è calcolato in maniera proporzionale ad una attività discrete effort a cui sono collegate;
- – Level of effort: sono attività il cui lavoro è ritenuto “non misurabile”, per le quali alla data stato EV è uguale a PV e al più si possono registrare scostamenti sui costi; rientrano in questa categoria, ad esempio, le attività di project management.
Oltre a quanto sopra menzionato, le principali novità inserite nel documento riguardano Earned Schedule e l’applicazione della tecnica in contesti agili/ibridi.
Earned Schedule nasce per sopperire ad alcune limitazioni dell’impianto metrico tradizionale della tecnica EVM:
- – gli scostamenti sulle performance dei tempi (Schedule Variance) sono espressi solo in termini monetari e si è avvertita la necessità di poterli formulare in termini temporali (es.: giorni);
- – se il progetto si procrastinasse oltre la data fine prevista, un valore di Schedule Performance Index prossimo a 1 potrebbe far intendere che non ci siano scostamenti temporali rispetto alla baseline, ma non consentirebbe di identificare e quantificare il ritardo rispetto alla data fine attesa (che potrebbe essere anche consistente, risultando quindi in una performance tutt’altro che positiva);
- – le previsioni sulle performance future sono espresse solamente per quanto riguarda i costi e non per i tempi
Earned Schedule rappresenta l’istante di tempo in cui il progetto avrebbe dovuto raggiungere il valore di Earned Value registrato alla data stato secondo quanto previsto dalla Performance Measurement Baseline. Partendo da questa definizione è possibile definire una serie di indicatori time-based, analoghi ai corrispondenti indicatori volume-based previsti dall’impianto metrico EVM “tradizionale”, che consentono di superare le limitazioni sopra esposte.
Anche nei contesti progettuali ibridi/agili è possibile applicare la tecnica EVM. A tal riguardo, le practice agili già prevedono tecniche per la misurazione di quanto prodotto rispetto a quanto previsto (es.: burn-up chart).
Un elemento importante da considerare per l’applicazione dell’EVM nei contesti agili riguarda la definizione della Performance Measurement Baseline. A tal riguardo lo standard prevede che siano definiti ad inizio progetto:
- – il product backlog (per la definizione della baseline di ambito);
- – un release plan con indicazione del numero di iterazioni/sprint previsti e velocity del team (per la definizione della baseline dei tempi);
- – un budget di progetto (per la definizione della baseline dei costi).
Tipicamente nei contesti agili il valore prodotto è espresso in unità di misura “relative” come story points; associando un controvalore economico all’unità di misura adottata e recuperando il valore dei costi effettivamente sostenuti è possibile quindi calcolare EV, PV, AC in termini monetari anche in contesti agili attraverso le seguenti indicazioni:
- – EV è calcolato come numero di story point realizzati alla data stato e come corrispondente controvalore economico; riprendendo un principio tipico del mondo agile, a tal riguardo lo standard suggerisce di conteggiare solo gli story point relativi a item/user story completate;
- – PV è calcolato come numero di story point relativi a user story previsti in completamento alla data stato e come corrispondente controvalore economico;
- – AC rappresenta i costi effettivamente sostenuti dal team alla data stato.
La pubblicazione sullo standard è disponibile per i soci PMI e può essere scaricato al seguente link:
https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/earned-value-management
Il Comitato Standard Interchapter PMI CIC – NIC ha presentato i principali contenuti del documento in un webinar dedicato che si è svolto il 21 febbraio 2023.
