25 Settembre 2015 – Quanto è Soft il Project Management – Foto e Commenti

Grande successo con più di 160 Project Manager intervenuti, per il 4° Training & Professional Meeting del 2015 svoltosi il 25 Settembre presso l’Università degli Studi Roma Tre di Roma. Il tema della giornata è stato “Quanto è Soft il Project Management, ovvero cosa ci serve per far accadere le cose“.

L’evento è stato aperto da Anna Maria Felici (Presidente del PMI® Rome Italy Chapter) che ha dato il benvenuto a tutti gli ospiti e partecipanti alla giornata e da Giancarlo Duranti (Direttore Sviluppo Professionale del PMI® Rome Italy Chapter) che ha presentato gli Speaker ed illustrato i prossimi eventi del Chapter.

E’ poi stato il turno di Lucia Renzulli (Consulente per lo Sviluppo Organizzativo, Trainer e Coach), di Annemie Verrijken (Advenced Customer Service di Monsanto International), di Elena Caffarena (Partner Praxi – Coordinatore Nazionale Formazione e Sviluppo Risorse Umane) , del Comandante Gregorio De Falco (Comandante di fregata della Marina Militare Italiana), di Alessandro Bastoni (Responsabile Institutional Web & Social Media, Telecom Italia SpA), di Annalisa Albergo (Psicologa del Benessere. Psicoterapeuta esperta in Valutazione Psicologica e Counselling).

Lucia Renzulli (Consulente per lo sviluppo organizzativo, Trainer e Coach) ha evidenziato l’importanza del coinvolgimento di tutti gli stakeholders e delle Persone nei processi di cambiamento ed il fatto che è possibile seguire una metodologia che deve vincere la nostra naturale resistenza (attiva e passiva) e gestire la ‘transizione’ dal nostro punto di partenza al punto di arrivo. L’utilizzo di una metodologia di CM, per la quale esiste anche la certificazione ACMF, consente con più probabilità di restare nei costi stabiliti, rispettare i tempi ed aumenta le probabilità di raggiungimento degli obiettivi. Tale metodologia è complementare alla metodologia di Project Management del PMI, in quanto ci permette di gestire il coinvolgimento delle persone.

Annemie Verrijken (Advanced Customer Service Monsanto Interna-tional) ha descritto il progetto di cambiamento della funzione di Customer Service. Sono stati analizzati l’approccio, ovvero la fase di Preparazione (che ha richiesto anche  l’analisi dei rischi  in cui l’impatto del cambiamento sulle persone è stato valutato nelle varie componenti), le singole fasi del processo di cambiamento, i processi (logistica, vendita, …), i tools e il coinvolgimento attivo delle persone. Focus poi su una successiva fase di gestione basata sul rafforzamento di un network interno e sulla comunicazione: per migliorare la consapevolezza nella necessità di cambiamento spesso le riunioni sono state integrate con incontri ‘vis-a-vis’. Infine una fase di consolidamento in cui sono state definite delle misure per evidenziare i benefici raggiunti.

Dopo la pausa di networking, Elena Caffarena (Partner Praxi – Coordinatore Nazionale Forma-zione & Sviluppo Risorse Uma-ne), ha illustrato le caratteristiche di leadership necessarie per il miglioramento e l’efficacia della gestione dei progetti di Change Management: capacità di motivare le persone, di condividere la vision in modo tale che non vi sia assegnazione dei compiti ma che le persone si impegnino spontanea-mente, di gestire correttamente i conflitti e rendere più facile la transizione: dalla Zona di Comfort, attraverso la Sfida e l’Apprendimento, alla Zona di Comfort.  Elena ha anche spiegato come  la Leadership possa essere allenata, tramite consapevolezza, senso di responsabilità ed autosviluppo

A chiudere l’intensa mattinata l’atteso intervento del Com.te Gregorio de Falco (Capitano di Fregata della Marina Militare Italiana) che ha illustrato alcune peculiarità  dell’evento Concordia: 890 persone che curavano la componente alberghiera e che riportano ad una linea di comando diversa, circa 50 passeggeri saliti a bordo solo un paio d’ore prima e quindi non in grado di muoversi con dimestichezza su un transatlantico di tali dimensioni, il cambio di rotta “non autorizzato” e dunque diverso da quanto pianificato sulle rotte autorizzate, una velocità sostenuta rispetto a quanto previsto, il black out propagato per una serie di guasti, l’allarme ritardato dal Comandante che in un primo momento aveva rassicurato le Autorità. In tali circostanze il Coordinamento delle operazioni di salvataggio è stato ancora più complesso (si dovevano salvare vite umane senza mettere in pericolo la vita stessa dei soccorritori) in quanto ha visto operare sullo scenario forze di mare (rimorchiatori e piccole navi) e forze d’aria (elicotteri). Il Com.te De Falco ha illustrato i diversi errori (giudicati tali anche dalle diverse indagini delle Autorità) evidenziando anche le proprie azioni, che in alcuni casi sono andati al dì là del proprio ruolo come la celebre “presa di comando” avvenuta di autorità e non in linea a quanto prescrivono i diversi codici.

Subito dopo il networking lunch, è stata la volta di Alessandro Bastoni (Responsabile Institutional Web & Social media, Telecom Italia S.p.A.). Alessandro ha illustrato i cardini su cui si basa un Piano di Comunicazione efficace a supporto del cambiamento. Il perché, che va spiegato prima del cambiamento in modo che si sappia perché stiamo per uscire dalla nostra Zona di Comfort. Il chi, ovvero gli interlocutori (diretti ed indiretti, interni all’azienda) e soprattutto lo sponsor verso cui adottare stili di comunicazione diversa e con differenti livelli di informazione. Vi è poi il cosa (i contenuti) ed affinché il messaggio sia personalizzato è necessario vestire i panni dell’interlocutore raggiungendolo con specifici mezzi e strutture, cioè è necessario individuare anche il come e con quale budget: è più importante lavorare sulla formazione, che attiva le molle interne degli stakeholder, che sulle policy. Infine è fondamentale quando: la comunicazione non deve mai essere tardiva ed è consigliabile che sia articolata almeno in 3 fasi: annuncio e preparazione, esecuzione, risultati e feedback.

Last but not least, l’intervento di Annalisa Albergo (Psicologa del Benessere, Psicoterapeuta esperta in Valutazione Psicologica e Counselling). La Dott.ssa Albergo ha illustrato le caratteristiche dei Conflitti: il senso di frustrazione, la rabbia o l’oppressione, senti-menti variegati e complessi che ciascuno di noi vive personalmente durante un contrasto con l’altro: ognuno di noi esprime e gestisce il conflitto in modo diverso. Spazio quindi all’esposizione degli stili di gestione e risoluzione del conflitto. Sono stati citati molteplici studi che dimostrano quanto sia utile e produttivo il conflitto se ben gestito. Il conflitto viene gestito personalmente con stili che variano da individuo ad individuo ed esiste uno stile che usiamo più frequentemente: ma possiamo e ‘dobbiamo’ imparare ad utilizzare anche gli stili a noi meno familiari. La letteratura (Afzalur Rahim) in proposito definisce i seguenti approcci: Integrazione(Collaborativo); Sottomissione (Accomodante); Dominio (Competitivo), Evitamento (Negazione), Compromesso. L’individuazione dello stile più adatto dipende dal tipo di situa-zione: ogni stile sarà pertinente o meno appropriato in base alla condizione relazionale che stiamo vivendo nello specifico momento. Sono stati infine illustrati i risultati di una survey somministrata dall’Università degli Studi di Roma “Sapienza”, Facoltà di Medicina e Psicologia, ad 80 Soci del PMI® Rome Italy Chapter che hanno evidenziato l’influenza degli stili di attaccamento sugli stili di gestione del conflitto.  I dati emersi evidenziano modalità relazionali