Nuova interessantissima serata per il 6° Aperitivo di Project Management 2015. Ad aprire la serata Giancarlo Duranti (Direttore Programmi e Sviluppo Professionale del PMI® Rome Italy Chapter) che ha illustrato i prossimi Eventi del Chapter e presentato il gradito ospite ed amico del Chapter Pasquale D’Urso che ha illustrato un case study sulla difficile posizione del Project Manager chiamato a mediare tra Cliente e Fornitore.
Non sempre il Project Manager opera in contesti convenzionali dove è chiaro quali siano le regole del gioco. A volte può essere coinvolto per dirimere forti contrasti in essere tra cliente e fornitore allo scopo di verificare la sostenibilità e la prosecuzione del loro rapporto contrattuale. Assume così il ruolo di “Commissario Straordinario” in pectore, preoccupandosi di governare in modo indipendente ed equidistante il “Crash Program” che viene lanciato dai suoi committenti per trovare un punto d’intesa.
Il Contesto
Capita spesso ultimamente, soprattutto nel settore bancario, che l’IT venga sempre più percepito come una commodity e, come tale, le organizzazioni cliente decidano di concentrarsi sul proprio core business, esternalizzando la gestione dei processi IT. Parallelamente stanno prolificando società di servizi specializzate che si attrezzano con data center moderni ed efficienti, all’interno dei quali ospitano i servizi IT dei propri clienti, da cui vengono remunerati in base a modelli pay-per-use. Possono nascere delle “crisi” di rapporti tra le parti, spesso enfatizzate dal vicino rinnovo del contratto di Outsourcing.
Vengono lanciati degli Assessment per verificare le aree di scopertura contrattuale e dei Crash Program per verificare la capacità del fornitore di recuperare il terreno perso, prima di procedere all’eventuale rinnovo del contratto, spesso pluriennale e multimilionario, di outsourcing. Ma, poiché i rapporti sono spesso lacerati tra le parti, per non dire sfiduciati, ecco che entrambi spesso si affidano a delle terze parti di professionisti cui chiedono di assicurare la Governance indipendente e il Project Management degli interventi identificati per sanare i Gap. In questi casi il Project Manager incaricato deve fare leva soprattutto sui propri soft skills e barcamenarsi tra i doppi committenti facendo prevalere la logica del win-win ed evitando di restare stritolato tra le morse dei contendenti, che tendono a tirarne la giacchetta ciascuno dalla propria parte.
Rinforzo del rapporto umano
E’ stato affrontato il punto della logistica per fare capire come in tali contesti piuttosto “sfiduciati” risulti complicato impostare strumenti di comunicazione virtuali.
La credibilità e il Codice Etico
In questa tipologia di incarichi risulta molto importante la credibilità del Project Manager, proprio perché è stato indicato come il garante super partes, egli deve mantenersi equidistante dalle parti, evitando di schierarsi e palesando una indipendenza di giudizio. Consiglio di mantenere saldo il proprio timone nella direzione del Codice Etico sottoscritto con il PMI, che sarà di aiuto nel prendere decisioni sagge, in particolar modo quando è necessario confrontarci con situazioni difficili, nelle quali potrebbe esserci chiesto di compromettere la nostra integrità o i nostri valori.
In equilibrio tra l’incudine e il martello
Resta la profonda difficoltà di agire in un contesto dove non mancano anche i colpi bassi. Il cliente spesso esercita il proprio ruolo di “martello”, operando pressioni sul PM allo scopo di “stanare” eventuali problemi presenti in casa del fornitore.
Vale anche il ragionamento simmetrico, ossia evitare di schiacciarsi sull’incudine del fornitore nel piangersi addosso per l’atteggiamento arrogante e prevaricatore del cliente, tendendo a sottovalutare le continue richieste, magari considerandole il più delle volte vessatorie..
Gli skill del PM “straordinario”
Serve “buttare il cuore oltre l’ostacolo”, calandosi dialetticamente nella parte e scendendo nell’Arena dei contendenti. Il PM dovrà comunque fare appello al proprio mestiere, introducendo metodologie di conduzione progetti e lavorando molto sulla comunicazione. Ma soprattutto dovrà contribuire a mediare tra le parti, cercando di avvicinarle quando rischiano di sterilizzarsi sulle proprie posizioni.
Sempre più ci sarà richiesta di queste professionalità borderline, saranno gli stessi committenti, pur da opposte sponde, a consigliare ad altri colleghi ed operatori del settore questa interpretazione del PM in senso autenticamente Consulenziale.
Lessons learned
Cosa non va fatto
Va assolutamente evitato di adottare un approccio notarile, all’insegna dei formalismi fini a se stessi..
Un secondo errore che va fortemente evitato è quello di uniformarsi al coro dei detrattori, sempre pronti a criticare qualsiasi azione negativa, sia sul versante dei cliente sia sul fronte dell’outsourcer..
Cosa va fatto
Anche se a volte costa tempo, fatica e denaro spostarsi tra diverse sedi geografiche, è innegabile il vantaggio che deriva dal presidio, almeno settimanale, di tutti gli stakeholder con lo scopo di smussarne gli atteggiamenti ostili e ricostruire una piattaforma di collaborazione. La linearizzazione dei rapporti spesso passa attraverso delle colazioni di lavoro, durante le quali si abbassano le difese d’ufficio e prevale un rapporto simmetrico e rispettoso pur nella diversità dei ruoli.
Infine è molto efficace da parte del PM il fornire costante sostegno al task team, supportandolo sulla comunicazione sia verso il cliente sia verso i propri stessi colleghi, in modo da sfruttare la focalizzazione del gruppo, rinforzandone il commitment con tecniche di empowerment e di visibilità delle proprie azioni..
Prossimo appuntamento per il 7° Aperitivo di Project Management, dopo la pausa estiva, pianificato per Giovedì 17 Settembre. Stay tuned!
